TECNICA DE ANALISIS DE PUESTOS
El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una empresa. Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, su personal, procedimientos y los productos o servicios que ofrece a la comunidad.
A través del análisis de puestos se determinan los deberes y naturaleza de los puestos y los tipos de personas, en término de capacidad y experiencia, que deben ser contratadas para ocuparlos. Estos datos más tarde serán utilizados para desarrollar las descripciones de los puestos.
La descripción de puestos es una exposición de las tareas o funciones que desempeña el ocupante del puesto, en tanto que el análisis de puestos es una verificación comparativa de los requisitos que dichas funciones o tareas imponen a los ocupantes.
En general, el análisis de puestos se refiere a cuatro areas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier nivel de puesto:
Usos de la Información del Análisis de Puestos.
Descripción de puestos: El analisis de puestos es útil para asegurar que todas las actividades que se tienen que realizar están asignadas en las posiciones específicas.
Reclutamiento y Selección: El análisis de puestos proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempenãr esas actividades. Estas informaciones sirven de base para decidir qué tipo de personas reclutar y contratar.
Compensación: La compensación está vinculada con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros. El análisis de puestos ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada puesto.
Evaluación del desempeño: Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Es mediante el análisis de puestos que se determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades específicas que hay que realizar.
Capacitación: La información del análisis de puestos también se utiliza para diseñar los programas de capacitación y desarrollo que se requieren para desempeñar de manera efectiva el puesto.
Métodos para reunir información sobre el Análisis de Puestos
Existen varias técnicas que se pueden utilizar para obtener la información sobre los deberes, responsabilidades y actividades del puesto. El analista podrá utilizar cualquiera de ellas o combinar las técnicas que se apliquen mejor a su propósito.
- Entrevistas: el analista visita personalmente al empleado que puede proporcionarle información relevante sobre el puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo, debe entrevistarse tanto a las personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores para verificar la información proporcionada por los empleados.
Ventajas:
- a) Los datos relativos a un puesto se obtienen de los empleados que los ocupan, que son quienes lo conocen mejor.
- b) Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
- c) Este método es el que proporciona mayor rendimiento en el análisis.
- d) Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.
Desventajas:
- a) Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
- b) Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
- c) Se pierde demasiado tiempo y tiene un costo operativo elevado.
- Comités de Expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos con el propósito de analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.
- Cuestionario: Solicitar a los empleados que respondan cuestionarios en los que describan deberes y responsabilidades relacionados con su puesto. El cuestionario puede hacerse con preguntas estructuradas y abiertas. Es una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados; y es menos costoso que la entrevista. Sin embargo, el desarrollo y prueba del cuestionario para asegurarse de que los trabajadores entiendan las preguntas puede ser un proceso costoso y de mucho tiempo.
Ventajas:
- a) Los ocupantes del puesto y sus supervisores directos pueden llenar el cuestionario conjuntamente.
- b) Es el método más económico y el que más personas abarca porque puede ser distribuído a todos los ocupantes del puesto y ser devuelto con relativa rapidez.
- c) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
- a) No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo.
- b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.
- Observación Directa: El análisis se efectúa observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista anota los datos claves de su observación en la hoja de análisis de puestos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos o repetitivos. Generalmente va acompañado de entrevista y análisis con el ocupante del puesto o con el supervisor.
Ventajas:
- a) Veracidad de los datos obtenidos.
- b) No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.
- c) Es el método ideal para aplicarlo en puestos sencillos y repetitivos.
Desventajas:
- a) Costos elevados porque el analista tiene que invertir bastante tiempo.
- b) La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto no permite obtener datos importantes para el análisis.
- Bitácora del Empleado: Pedirle al empleado que lleve un diario o lista de las actividades que realiza diariamente. El trabajador debe anotar cada actividad que realice así como el tiempo utilizado en las mismas.
En cada circunstancia el analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad. La elección de estas combinaciones dependerá de las particularidades de cada empresa, así como de los objetivos del análisis y descripción de puestos y del personal disponible para esta tarea, entre otros.
Proceso de las Descripciones de Puestos
La descripción de puestos es una relación por escrito de lo que hace el trabajador, cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. En ésta se listan conocimientos, habilidades y aptitudes para desarrollar el trabajo satisfactoriamente. Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayoría contienen las siguientes secciones:
- 2. Resumen del puesto: Este debe describir la naturaleza general del puesto listando las funciones o actividades generales.
- 3. Relaciones, responsabilidades y deberes: Muestra las interacciones del empleado con otras personas dentro y fuera de la organización. En una sección separada se detalla una lista de las responsabilidades y deberes principales del puesto.
- 4. Autoridad: Se definen los límites de autoridad del trabajador, incluyendo sus limitaciones en la toma de decisiones, la supervisión directa de otros trabajadores y las limitaciones presupuestarias.
- 5. Criterios de desempeño: Esta cumple con dos propósitos, ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permite a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.
